360° Feedback: Τι είναι και πώς να το αξιοποιήσετε στην ανάπτυξη προσωπικού.

Συχνές ερωτήσεις

• Τι είναι το 360 Feedback;

• Τι οφέλη έχει το 360 Feedback για τον οργανισμό και για τον άνθρωπο;

• Τι εργαλεία χρησιμοποιούνται σε ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

• Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή για ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

• Τι πρέπει να προσέξω πριν επενδύσω σε ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

Στόχος κάθε προγράµµατος 360° είναι η βελτίωση του ατόµου και κατ΄ επέκταση του οργανισµού. Ένα πρόγραµµα 360°, για να είναι περισσότερο αποτελεσµατικό, καλό θα ήταν να συνδέεται µε ένα σωστά ενορχηστρωµένο πρόγραµµα διαχείρισης της απόδοσης και ανάπτυξης. Η ανατροφοδότηση 360° είναι ένα κρίσιµο στάδιο στη διαδικασία ανάπτυξης, µε διαγνωστικό χαρακτήρα ως προς τη συµπεριφορά των εργαζοµένων και έχει αποδεδειγµένα πολλαπλά οφέλη στην αποτελεσµατικότητα ενός οργανισµού, όπως υψηλότερα επίπεδα παραγωγικότητας και χαµηλότερα επίπεδα αποχώρησης των εργαζοµένων.

Η πραγµατική απόδοση της επένδυσης από ένα πρόγραµµα 360° έγκειται στη δυνατότητα του να επιφέρει αλλαγές στη συµπεριφορά των εργαζοµένων µε τέτοιο τρόπο ώστε να δηµιουργεί ανταγωνιστικό πλεονέκτηµα σε έναν οργανισµό. Για να επιτευχθεί αυτό, ένα επιτυχηµένο πρόγραµµα 360° πρέπει να περιλαµβάνει:

• Σαφή σκοπό που συνδέεται µε τους επιχειρηµατικούς στόχους

• Σωστά ανεπτυγµένο Competency Framework

• Σύγχρονα και επιστηµονικά εργαλεία για την εκτέλεση του έργου

• Ολοκληρωµένο σχέδιο υλοποίησης

• Ολοκληρωµένο σχέδιο εφαρµογής προγραµµάτων προσωπικής ανάπτυξης

Δαθέτουµε 30+ χρόνια εµπειρίας στον σχεδιασµό και υλοποίηση online προγραµµάτων ανατροφοδότησης 360° σε εταιρίες διαφόρων µεγεθών από πολυάριθµους τοµείς της οικονοµίας. Αυτό το άρθρο θα καλύψει τα βασικά ερωτήματα γύρω από το σχεδιασµό και την υλοποίηση ενός επιτυχηµένου προγράμματος 360°.

Τι είναι το 360 Feedback;

Η αξιολόγηση 360° είναι ένα διαγνωστικό εργαλείο που ονοµάζεται διαφορετικά «ανατροφοδότηση πολλαπλών αξιολογητών ή πολλαπλών πηγών», «ανατροφοδότηση 360°». Κατά κύριο λόγο, αξιοποιείται σε ένα αναπτυξιακό πλαίσιο και χαρακτηρίζεται από τη συλλογή δεδοµένων σχετικά µε την απόδοση ενός ατόµου στην εργασία ως προς τις συµπεριφορές που επιδεικνύει και το πώς αυτές εκλαµβάνονται από τις διαφορετικές κατηγορίες συναδέλφων-συνεργατών (συναδέλφους στο ίδιο επίπεδο, υφιστάµενους, διευθυντές-προϊστάµενους και µερικές φορές πελάτες ή και vendors), καθώς επίσης και από το ίδιο το άτοµο.

Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, η συλλογή των δεδοµένων πραγµατοποιείται µέσω της συµπλήρωσης δοµηµένων ερωτηµατολογίων. Σε ορισµένες περιπτώσεις µπορεί να ζητηθεί και ποιοτική ανατροφοδότηση, είτε επιπρόσθετα, είτε αντί του δοµηµένου ερωτηµατολογίου. Τα κριτήρια που αξιολογούνται είναι συµπεριφορικές δηλώσεις σχετικές µε την εργασία και τον οργανισµό που συνήθως βασίζονται στο Competency Framework του οργανισµού. Με αυτόν τον τρόπο επιτυγχάνεται ο σαφής ορισµός των επιθυµητών συµπεριφορών και ο σχεδιασµός εξατοµικευµένων και στοχευµένων πλάνων ανάπτυξης βάσει των αποτελεσµάτων.

Μια αξιολόγηση 360° είναι σαφώς πιο εκτεταµένη από ένα upward feedback ή από ένα 180° feedback, όπου οι διευθυντές λαµβάνουν ανατροφοδότηση από τους υφιστάµενους τους. Επίσης, είναι ευρύτερες από τις παραδοσιακές διαδικασίες διαχείρισης της απόδοσης ή αξιολόγησης της απόδοσης στις οποίες οι εργαζόµενοι αξιολογούνται συνήθως µόνο από τους διευθυντές τους. Από τη σχετική αφάνεια τη δεκαετία του 1980, οι αξιολογήσεις 360° εξελίχθηκαν δραστικά, ώστε να αποτελούν σηµαντική πτυχή των περισσότερων προγραµµάτων Learning & Development ή Talent Development Strategies, κατά τη δεκαετία του 2000. Η αξία των προγραµµάτων αξιολόγησης 360°, συχνά χαρακτηρίζεται από την ανατροφοδότηση πολλών διαφορετικών πηγών που οδηγεί σε µια πολυδιάστατη εικόνα για την απόδοση ενός ατόµου.

Τι οφέλη έχει το 360 Feedback για τον οργανισμό και για τον άνθρωπο;

Τα πιο επιτυχηµένα προγράµµατα 360° έχουν σχεδιαστεί ως µέρος ευρύτερων στρατηγικών διαχείρισης του ανθρώπινου κεφαλαίου, συνήθως, προγράµµατα ανάπτυξης ηγεσίας ή διαχείρισης αλλαγών. Για να είναι επιτυχές, πρέπει να υπάρχει ευθυγράµµιση του σκοπού µε τη διαδικασία.

Ενώ η αξιολόγηση 360° θεωρείται κυρίως µια πρωτοβουλία εστιασµένη στο άτοµο, τα επιπλέον οφέλη που µπορεί να αποφέρει σε οργανωτικό επίπεδο είναι σηµαντικά. Η ανάλυση των οµαδικών αποτελεσµάτων από ένα πρόγραµµα που αγγίζει όλο τον οργανισµό µπορεί να αναδείξει τα σχετικά οφέλη. Η ανάλυση των οµαδικών αποτελεσµάτων 360° θα πρέπει να πραγµατοποιείται προκειµένου να:

• Αναλύσετε τις ανάγκες κατάρτισης και, µε αυτόν τον τρόπο, να επενδύσετε σε ένα πιο στοχευµένο σχέδιο κατάρτισης και ανάπτυξης του προσωπικού σας.

• Συγκρίνετε τις αποδόσεις µεταξύ διαφορετικών τµηµάτων/ διευθύνσεων/εγκαταστάσεων.

• Μετρήσετε τον αντίκτυπο των πρωτοβουλιών ανάπτυξης µε την πάροδο του χρόνου.

• Παρακολουθήσετε την οργανωσιακή βελτίωση µε την πάροδο του χρόνου.

Επιπρόσθετα:

• είναι συχνό το φαινόµενο όπου νοµίζουµε ότι εµφανίζουµε µία συµπεριφορά, αλλά αυτή δε «βγαίνει» στους άλλους (δεν τη βλέπουν) (blind spots) ή το αντίθετο (hidden strengths)

• συχνά µπορεί να συµπεριφερόµαστε διαφορετικά προς τους ανώτερους σε ιεραρχικό επίπεδο και διαφορετικά προς τους υφισταµένους

• οι διάφορες οµάδες/ κατηγορίες έχουν άλλες απαιτήσεις/ standards από τα άτοµα, π.χ. αλλιώς αξιολογεί τη στρατηγική σκέψη ο προϊστάµενος και αλλιώς οι υφιστάµενοι

• οι αποκλίσεις που εντοπίζει στην ερµηνεία της συµπεριφοράς του συγκριτικά µε τις υπόλοιπες κατηγορίες αξιολογητών, µπορεί να οδηγήσει το προσωπικό σε βαθύτερα επίπεδα αυτογνωσίας και να το υποκινήσει επίσης στο να µειώσει αυτήν την απόσταση

• αυξάνει το βαθµό ανοικτής επικοινωνίας και της διαµόρφωσης αντίστοιχης κουλτούρας µέσα στους οργανισµούς όπου το να είσαι ανοιχτός για να παρέχεις και να δέχεσαι ανατροφοδότηση είναι θεµιτό.

Τα αποτελέσµατα από µια αξιολόγηση 360° ανατροφοδοτούνται στο άτοµο µε στόχο να:

• Κατανοήσει το ίδιο το άτοµο πώς αντιλαµβάνονται τη συµπεριφορά του κατά την εργασία οι συνάδελφοί του ανά κατηγορία/ ιεραρχικό επίπεδο.Με αυτόν τον τρόπο καταλαβαίνει καλύτερα τις ανάγκες και τις προσδοκίες των ατόµων µε τους οποίους συνεργάζεται.Αυτή η πληροφορία, επίσης, µπορεί να λειτουργήσει ως µία αντιπροσωπευτική ένδειξη της εργασιακής του απόδοσης.

• Αναδειχθούν τα δυνατά σηµεία του και οι περιοχές βελτίωσης/ ανάπτυξης µε βάση ένα σύνολο σχετικών κριτηρίων από το χώρο εργασίας.

• Ενισχύσει µε χρήσιµη πληροφορία τη διαδικασία της διαχείρισης της απόδοσης. Βοηθήσει στην προτεραιοποίηση των στόχων ανάπτυξης.

• Υποστηρίξει ένα στοχευµένο πλάνο ανάπτυξης

Σε ποιες περιπτώσεις είναι χρήσιμα τα Κέντρα Αξιολόγησης και Ανάπτυξης;

• Επιλογή Προσωπικού, Προαγωγές, Εσωτερικές Μετακινήσεις: Για την αξιολόγηση εσωτερικών και εξωτερικών υποψηφίων με στόχο την κάλυψη μιας κενής θέσης.

• Έγκαιρος Εντοπισμός του Δυναμικού (Potential): Για τον έγκαιρο εντοπισμό των ατόμων με υψηλό δυναμικό εντός του οργανισμού (High Potentials).

• Εντοπισμός Εκπαιδευτικών Αναγκών: Για την αναγνώριση των εκπαιδευτικών αναγκών και των σημείων προς βελτίωση των ατόμων με στόχο την εξατομίκευση των προγραμμάτων εκπαίδευσης και ανάπτυξης.

• Workforce Planning: Για τον εντοπισμό των δεξιοτήτων που διαθέτει το ανθρώπινο δυναμικό του οργανισμού καθώς και των πιθανών ελλείψεων.

• Ανάπτυξη Ατόμων: Για σκοπούς team building και ανάπτυξης νέων δεξιοτήτων μέσω συμβουλευτικής κατά την διάρκεια ενός Κέντρου Ανάπτυξης.

Τι εργαλεία χρησιμοποιούνται σε ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

Το ερωτηµατολόγιο που χρησιµοποιείται σε µια διαδικασία αξιολόγησης 360° πρέπει να µπορεί να περιγράψει τις συµπεριφορές που σχετίζονται µε την απόδοση κατά την εργασία. Η αξιολόγηση 360° είναι µία µεθοδολογία που αναδεικνύει την αντιληπτή συµπεριφορά, όχι το εκτιµώµενο δυναµικό ενός ατόµου, εποµένως οι ερωτήσεις πρέπει να πλαισιωθούν γύρω από παρατηρήσιµες συµπεριφορές που το άτοµο έχει την ευκαιρία να επιδείξει κατά τη διάρκεια εκτέλεσης του ρόλου του.

Κριτήρια που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή του κατάλληλου εργαλείου είναι:

• Ο βαθµός στον οποίο τα ερωτήµατα σχετίζονται πραγµατικά µε την επαγγελµατική ιδιότητα/competency που αξιολογείται

• Ο κατάλληλος ελάχιστος αριθµός ερωτήσεων ανά competency για να διασφαλιστεί ότι αξιολογείται σε εύρος

• Ο βαθµός στον οποίο το ερωτηµατολόγιο είναι ψυχοµετρικά αξιόπιστο

Εάν θα χρησιµοποιηθεί το ίδιο ερωτηµατολόγιο σε ολόκληρο τον οργανισµό ή για διαφορετικούς ρόλους εργασίας θα εξαρτηθεί σχετικά µε το πόσο συναφείς είναι οι συµπεριφορές για τις διάφορες εµπλεκόµενες οµάδες. Το εργαλείο πρέπει να περιγράφει συγκεκριµένες εργασιακές συµπεριφορές και να σχετίζεται ιδανικά µε υπάρχοντα συστήµατα µέτρησης εντός του οργανισµού, για παράδειγµα, επαγγελµατικές ιδιότητες - competencies. Πρέπει, επίσης, να είναι σύµφωνο µε την κουλτούρα και τις αξίες του οργανισµού.

Το ερωτηµατολόγιο πρέπει να είναι σχετικό µε τους αξιολογητές και την καθηµερινή τους συναναστροφή µε το άτοµο. Ένα καλά σχεδιασµένο ερωτηµατολόγιο θα πρέπει να προσφέρει στους ερωτηθέντες τη δυνατότητα να υποδείξουν ότι δεν είχαν την ευκαιρία να παρατηρήσουν µια συµπεριφορά ή ότι µια συµπεριφορά δεν σχετίζεται µε την εργασία του ατόµου, ώστε να µην αναγκάζονται να µαντέψουν (επιλογές «Δεν Γνωρίζω» και «Μη Εφαρµόσιµο»). Αξίζει, επίσης, να σηµειωθεί η έκταση του ερωτηµατολογίου, καθώς είναι πιθανό τα ίδια άτοµα να κληθούν να συµπληρώσουν έναν αριθµό ερωτηµατολογίων. Πρακτικά και για να διατηρηθεί η αξία στη µέτρηση, πρέπει να ληφθεί υπόψη η έκταση του ερωτηµατολογίου που ιδανικά δεν θα πρέπει να ξεπερνά τα 20 λεπτά συµπλήρωσης.

Το περιεχόµενο µιας αξιολόγησης 360° βασίζεται στις περισσότερες των περιπτώσεων σε συµπεριφορικές εκφάνσεις και οι ερωτήσεις προέρχονται από ένα σχετικό competency framework. Η επιτυχία του προγράµµατος θα συνδεθεί άµεσα µε το πόσο σχετικά είναι τα competencies µε τον τρέχοντα και µελλοντικό ρόλο του ατόµου που αξιολογείται. Μερικές φορές οι οργανισµοί προσπαθούν να διασφαλίσουν ότι οι εταιρικές αξίες τους αξιολογούνται µέσω ενός προγράµµατος 360°. Η επιτυχία θα εξαρτηθεί από το αν αυτές οι αξίες µπορούν να µεταφραστούν σε συµπεριφορές . Για παράδειγµα, εάν το «customer first» είναι µια αξία τότε µπορεί κανείς εύκολα να το µεταφράσει σε ένα σύνολο συµπεριφορικών δηλώσεων έναντι των οποίων µπορεί να αξιολογηθεί ένας συµµετέχων. Ορισµένες αξίες όµως δεν ταιριάζουν σε µία τέτοια προσέγγιση. Αν για παράδειγµα, η «ειλικρίνεια» είναι µια αξία, τότε µπορεί να είναι λιγότερο εύκολο ή κατάλληλο να ζητήσετε από τους αξιολογητές να σχολιάσουν την απόδοση ενός ατόµου σε αυτόν τον τοµέα.

Φυσικά, αναµένεται τα competencies να ευθυγραµµίζονται µε τις αξίες του οργανισµού. Εάν το «customer first» είναι και αξία του οργανισµού και competency, το ερωτηµατολόγιο πρέπει να σχεδιαστεί µε τέτοιο τρόπο ώστε να αποφευχθεί η επικάλυψη. Η καλύτερη λύση είναι να κατανοήσετε και να χαρτογραφήσετε προσεκτικά τις συνδέσεις µεταξύ των αξιών και των competencies αποφεύγοντας την επικάλυψη και την επανάληψη µεταξύ των δύο.

Πότε είναι η κατάλληλη στιγμή για ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

Ο σωστός χρόνος για ένα πρόγραµµα 360° είναι ένας σηµαντικός πρόδροµος για την επιτυχία του. Σε στρατηγικό επίπεδο, λάβετε υπόψη τις αλλαγές που συµβαίνουν στον οργανισµό και αναλογιστείτε πώς το πρόγραµµα 360° υποστηρίζει αυτήν τη διαδικασία αλλαγής. Για παράδειγµα, σε µια οικονοµία ύφεσης, όπου υπάρχει αυστηρότερος προϋπολογισµός για το L&D, τα προγράµµατα ανάπτυξης και 360° µπορούν να χρησιµοποιηθούν για να προσεγγίσουν µεγαλύτερο αριθµό ατόµων µε χαµηλότερο κόστος ανά άτοµο για τον οργανισµό από ό, τι άλλα πιο σύνθετα αναπτυξιακά προγράµµατα. Σε µια αναπτυσσόµενη οικονοµία, ένα πρόγραµµα 360° µπορεί να χρησιµοποιηθεί για να παρακινήσει και να προσελκύσει εργαζόµενους, και µε αυτόν τον τρόπο να υποστηρίξει πρωτοβουλίες διακράτησης προσωπικού σε περιόδους όπου υπάρχει µεγάλος ανταγωνισµός για ταλέντα. Πιο λειτουργικά, σκεφτείτε πώς η αξιολόγηση 360° συγχρονίζεται µε άλλες ενέργειες όπως µία έρευνα εταιρικής κουλτούρας ή µία έρευνα αφοσίωσης. Πώς ευθυγραµµίζεται µε τον κύκλο διαχείρισης της απόδοσης; Συνήθως, προτείνεται τα προγράµµατα 360° να µην υλοποιούνται κοντά σε αποφάσεις σχετικά µε αυξήσεις µισθού, έτσι ώστε να διασφαλιστεί ότι οι δύο διαδικασίες δεν θεωρούνται ότι σχετίζονται. Διερευνήστε επίσης εάν υπάρχουν άλλες οργανωτικές πρωτοβουλίες που προωθούνται από άλλα τµήµατα που θα αµβλύνουν τον αντίκτυπο του προγράµµατος. Για παράδειγµα, µπορεί να έχει νόηµα να περιµένουµε µετά από µια έρευνα ικανοποίησης πελατών για να διαπιστώσουµε εάν οι προτεραιότητες των πελατών υποδεικνύουν ότι το εργατικό δυναµικό πρέπει να προετοιµαστεί για να αναπτύξει συγκεκριµένες δεξιότητες. Σε αυτό το σενάριο, το πλαίσιο για µια αξιολόγηση 360° µπορεί να περιλαµβάνει µια µέτρηση των δυνατοτήτων του οργανισµού σε αυτόν τον τοµέα και να κατευθύνει τα άτοµα που το έχουν περισσότερο ανάγκη, προς έναν σχετικό αναπτυξιακό στόχο.

Τέλος, πρέπει να εκτιµήσετε το διάστηµα για την εκ νέου υλοποίηση της αξιολόγησης 360°. Για να χαρακτηριστεί ένα πρόγραµµα 360° επιτυχηµένο, δεν αρκεί να γίνει µία φορά µόνο. Πρέπει να προγραµµατίζεται µε µία σταθερή συχνότητα. Πολλοί οργανισµοί διεξάγουν προγράµµατα 360° ετησίως, ωστόσο, µπορούν να διεξαχθούν σε οποιαδήποτε χρονική περίοδο αρκεί να λάβετε υπόψη τον αναµενόµενο ρυθµό ανάπτυξης του οργανισµού.

Τι πρέπει να προσέξω πριν επενδύσω σε ένα πρόγραμμα 360 Feedback;

Πριν επενδύσετε σε ένα πρόγραµµα 360°, απαντήστε σε αυτές τις ερωτήσεις:

Για το µοντέλο competencies:

1. Έχει ενσωµατωθεί / αντικατοπτρίζει τη γλώσσα του οργανισµού;

2. Eυθυγραµµίζεται µε την τρέχουσα στρατηγική και τις αξίες του οργανισµού;

3. Έχει ενσωµατωθεί σε άλλες διαδικασίες ανθρώπινου δυναµικού (επιλογή, ανάπτυξη, performance management) του οργανισµού;

4. Είναι αρκετά ευέλικτο για να διακρίνει µεταξύ managers σε διαφορετικά επίπεδα του οργανισµού;

5. Αποφεύγει την επικάλυψη µεταξύ διαφορετικών competencies;

6. Έχει αναθεωρηθεί τα τελευταία χρόνια;

Για τον οργανισµό:

1. Έχει εµφανίσει σηµαντική και γρήγορη ανάπτυξη;

2. Έχει περάσει από συγχώνευση ή εξαγορά;

3. Έχει περάσει από σηµαντική αλλαγή ή αναδιάρθρωση;

4. Υπάρχουν συγκεκριµένες κατηγορίες προσωπικού που αποχωρούν οικειοθελώς από τον οργανισµό, συχνότερα από άλλους;

Για τις αναπτυξιακές πρωτοβουλίες:

1. Έχετε λάβει το buy-in των υπαλλήλων σας;

2. Έχουν επιτευχθεί τα επιθυµητά αποτελέσµατα;

3. Αποδίδουν σε σχέση µε τις ανάγκες του οργανισµού;